E-Rechnungspflicht: Pflicht, Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 auszustellen und zu empfangen (§ 14 UStG).
Wen die Pflicht trifft
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind (B2B im Inland). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen; sie dürfen weiter auf Papier oder als PDF verschickt werden. Für Rechnungen an Behörden gelten schon länger eigene Regeln – dort ist die XRechnung meist Pflicht.
Die Übergangszeit
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen statt einer E-Rechnung noch eine Papierrechnung ausstellen; eine einfache PDF-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers. Im Jahr 2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 € nicht überstiegen hat. Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 zulässig.
- 2025 und 2026: Papier immer, einfache PDF mit Zustimmung
- 2027: Erleichterung nur bis 800.000 € Vorjahresumsatz
- ab 2028: E-Rechnung für alle im inländischen B2B
Ausnahmen
Keine E-Rechnung ist nötig für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und für Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen aber auch sie. Ebenfalls ausgenommen sind bestimmte steuerfreie Leistungen.
- Logo-Entwurf, 3 Varianten
- 650,00 €
- Visitenkarten, Satz
- 180,00 €
- Rechnungsbetrag
- 830,00 €
Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Dazu gehören die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in allen Profilen außer MINIMUM und BASIC WL. Eine PDF-Datei ohne strukturierte Daten, ein Scan oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung.
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Schritt für Schritt
Empfang sicherstellen
Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen und ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD lesen kann.
Umsatz prüfen
Lag der Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 €, beginnt die Pflicht am 1. Januar 2027.
Programm wählen
Eines, das ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931 erzeugt und prüft.
Umstellen
Kundenstamm um E-Mail-Adressen und Käuferreferenzen ergänzen, erste E-Rechnungen versenden.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, sonst ab dem 1. Januar 2028. Freiwillig ist es schon heute möglich.
Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Nur ein strukturiertes Format nach EN 16931 – etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil BASIC – gilt als E-Rechnung.
Grundlagen
- § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
- § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln)
- BMF-Schreiben zur Einführung der E-Rechnung (2024, überarbeitet 2025)
Stand: . Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerberatung.