Anleitung

Erste Schritte

1. Anmelden

   Sie melden sich auf der Startseite mit E-Mail und Passwort an. Ein Konto erhalten Sie vom Betreiber; eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Nach 30 Minuten ohne Eingabe werden Sie abgemeldet.

2. Firmendaten hinterlegen

   Unter Unternehmen und Vorlagen tragen Sie Name, Anschrift, E-Mail, Ansprechpartner, Telefon, USt-IdNr. oder Steuernummer sowie die IBAN ein. Ohne vollständige Firmendaten lässt sich keine Rechnung ausstellen. Diese Seite sehen Administratoren.

3. Kunden anlegen

   Unter Kunden legen Sie Empfänger mit Anschrift und E-Mail an. Für Rechnungen an Behörden gehört die Leitweg-ID in das Feld „Käuferreferenz“. Kunden lassen sich auch direkt beim Schreiben einer Rechnung anlegen.

4. Leistungen sammeln

   Unter Leistungen steht Ihr Katalog. Neue Bezeichnungen aus Rechnungen kommen von selbst hinzu; im Editor übernehmen Sie eine Leistung über „Aus Katalog übernehmen“.

Die Übersicht zeigt, was noch fehlt, die offenen und überfälligen Rechnungen und die Auswertung des Jahres.

Rechnung schreiben

Rechnungen → Neue Rechnung. Eine Rechnung beginnt als Entwurf. Entwürfe haben noch keine Nummer, lassen sich beliebig ändern und unter Entwürfe wiederfinden oder löschen.

Empfänger

Kunde suchen und auswählen. Die Käuferreferenz wird vom Kunden übernommen und kann je Rechnung überschrieben werden; für die XRechnung ist sie Pflicht.

Daten

Rechnungsdatum, Fälligkeit sowie Beginn und Ende des Leistungszeitraums. Bei einer einmaligen Leistung tragen Sie zweimal denselben Tag ein.

Positionen

Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto, Rabatt in Prozent und Steuersatz. Die Summen rechnen sofort mit; verbindlich rechnet der Server mit denselben Regeln. Positionen lassen sich verschieben, duplizieren und entfernen.

Texte

Zahlungsbedingungen sind Pflicht. Der Hinweis erscheint unter den Zahlungsangaben auf der Rechnung.

Vorschau

„Vorschau“ speichert den Entwurf und zeigt Positionen und Summen zur Kontrolle.

Ausstellen und Dateien

Mit Verbindlich ausstellen erhält die Rechnung die nächste Nummer ohne Lücke (zum Beispiel RE-2026-000001) und wird eingefroren. Danach lässt sich nichts mehr ändern – auch spätere Änderungen an Firmendaten oder am Kunden wirken nicht zurück. Korrigiert wird nur über eine Stornorechnung.

Zu jeder ausgestellten Rechnung entstehen drei Dateien, die Sie unter „Dateien“ herunterladen:

ZUGFeRD-PDF

Lesbares PDF mit eingebetteter XML – für Geschäftskunden, die Bild und Daten in einer Datei möchten.

XRechnung (XML)

Reine Daten für öffentliche Auftraggeber und Portale.

ZUGFeRD-XML

Die im PDF eingebettete XML als einzelne Datei.

Prüfung und Versand

Gleich nach dem Erzeugen werden die Dateien geprüft: XML-Schema, Pflichtangaben und Rechenregeln der EN 16931, die Regeln der XRechnung und die Einbettung im PDF. Das Ergebnis steht im Schritt „Validierung“. Erst mit bestandener Prüfung ist der Versand frei; schlägt sie fehl, bleibt er gesperrt.

1. E-Mail öffnen

   Im Schritt „Versand“ liegt ein vorbereiteter Entwurf. Öffnen Sie ihn mit „Bearbeiten und senden“.

2. Empfänger, Text und Anhänge prüfen

   Empfänger und Text sind aus Kunde und Vorlage vorbelegt. Wählen Sie, welche Dateien mitgehen; eigene Anlagen laden Sie im selben Fenster hoch.

3. Speichern, bestätigen, senden

   Nach Änderungen zuerst speichern. Dann bestätigen Sie, dass alles geprüft ist, und senden. Gesendet wird genau der bestätigte Stand.

Gesendete E-Mails und zugeordnete Antworten stehen an der Rechnung und beim Kunden. Steht dort „Testmodus – nicht versendet“, wurde die Nachricht nur gespeichert: Der Empfänger hat nichts erhalten, bis der Betreiber den E-Mail-Versand eingerichtet hat.

Zahlungen

Zahlungseingänge erfassen Sie an der Rechnung im Schritt „Zahlung“ mit Betrag, Tag und Referenz. Aus den Eingängen ergibt sich der Stand: offen, teilbezahlt, bezahlt oder – nach dem Fälligkeitstag – überfällig. Unter Zahlungen sehen Sie alle Eingänge der Reihe nach.

Stornieren

Eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert oder gelöscht. Stimmt etwas nicht, legen Sie an der Rechnung einen Stornoentwurf an und stellen ihn aus. Die Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung vollständig auf, bekommt eine eigene Nummer und eigene Dateien. Danach schreiben Sie die Rechnung neu. Teilgutschriften gibt es nicht.

Umsatzsteuer

19 % und 7 %

Wählen Sie den Satz je Position. Die Steuer wird je Steuersatz auf die Summe berechnet, nicht je Zeile.

Steuerfrei (0 %)

Wählen Sie an der Position „0 % frei“ und tragen Sie unter „Texte“ den Grund der Steuerbefreiung ein, etwa „Steuerfrei nach § 4 Nr. 21 UStG“. Ohne Grund lässt sich die Rechnung nicht speichern.

Kleinunternehmer

Unter Unternehmen und Vorlagen → Umsatzsteuer stellen Administratoren auf „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ um. Neue Rechnungen und Angebote weisen dann keine Umsatzsteuer aus und tragen den Hinweis von selbst. Statt der USt-IdNr. genügt die Steuernummer.

Nicht abgedeckt sind Reverse Charge, Kunden im Ausland und Fremdwährungen.

Angebote

1. Schreiben

   Angebote → Neues Angebot. Wie eine Rechnung, nur mit Angebotsdatum und „Gültig bis“ statt Leistungszeitraum und Fälligkeit.

2. Fertigstellen

   Dabei wird die Angebotsnummer vergeben (zum Beispiel AN-2026-0001) und das PDF steht bereit. Mit „Überarbeiten“ öffnen Sie das Angebot später wieder; die Nummer bleibt.

3. Senden

   „Per E-Mail senden“ zeigt Empfänger, Betreff und Text zum Prüfen und hängt das PDF an.

4. Entscheidung festhalten

   Markieren Sie das Angebot als angenommen oder abgelehnt.

5. In Rechnung übernehmen

   Kunde und Positionen wandern in einen Rechnungsentwurf. Dort ergänzen Sie Leistungszeitraum und Fälligkeit und stellen aus.

Ein Angebot ist keine Rechnung und wird nicht als E-Rechnung erzeugt.

Mahnungen

Mahnungen zeigt alle überfälligen, nicht bezahlten Rechnungen mit dem offenen Betrag, der letzten Mahnung und dem nächsten Schritt. Ist eine Stufe fällig, legen Sie das Schreiben mit einem Klick an, prüfen die E-Mail und senden sie mit dem Mahnschreiben als PDF. Über den Namen der letzten Mahnung öffnen Sie den Verlauf mit allen Schreiben.

Rechnungswerk mahnt nie von selbst. Die Mahngebühr steht nur im Schreiben; sie wird nicht als Forderung gebucht. Stufen, Abstände, Gebühren und Texte stellen Administratoren unter „Mahnstufen und Texte“ auf derselben Seite ein.

Serien – wiederkehrende Rechnungen

Öffnen Sie eine ausgestellte Rechnung und wählen Sie Als Serie anlegen. Kunde und Positionen werden übernommen; Sie bestimmen Intervall, nächsten Stichtag, Leistungszeitraum (im Voraus oder im Nachhinein), Zahlungsziel, ein mögliches Ende und was am Stichtag geschieht:

Entwurf anlegen

Sie prüfen und stellen selbst aus.

Ausstellen

Die Rechnung wird mit Nummer und Dateien erzeugt.

Ausstellen und senden

Zusätzlich geht die E-Mail hinaus, sofern die Prüfung bestanden ist.

In Bezeichnung und Beschreibung der Positionen ersetzen die Platzhalter {period}, {month}, {quarter} und {year} den jeweiligen Zeitraum. Unter Serien pausieren, ändern oder löschen Sie eine Serie und führen sie bei Bedarf sofort aus. Kann eine Rechnung nicht ausgestellt werden, bleibt sie als Entwurf stehen und die Serie zeigt den Grund.

Kunden und Korrespondenz

Ein Klick auf den Kunden zeigt Stammdaten, alle Rechnungen und die gesamte Korrespondenz: gesendete Rechnungs-E-Mails, Antworten und weitere Nachrichten an seine Adressen – mit Suche, Datumsfilter und Sortierung. Änderungen am Kunden gelten für neue Rechnungen; ausgestellte behalten die damaligen Angaben.

E-Rechnung prüfen und lesen

Unter E-Rechnung prüfen laden Sie eine erhaltene XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF hoch. Sie sehen Fehler und Hinweise mit Regelkennung und darunter den Inhalt als lesbare Rechnung. Die Datei wird nicht gespeichert. Dieselbe Prüfung steht ohne Anmeldung unter /pruefen bereit. Es ist eine Teilprüfung und ersetzt nicht den KoSIT-Validator.

Export für die Buchhaltung

Administratoren wählen unter Export einen Zeitraum und laden die ausgestellten Rechnungen und Stornorechnungen herunter:

DATEV – Buchungsstapel

Eine Buchung je Rechnung und Steuersatz, auf Wunsch mit Zahlungseingängen. Je Wirtschaftsjahr getrennt exportieren.

DATEV – Debitoren

Stammdaten der Kunden des Zeitraums.

DATEV XML

ZIP mit Rechnungsdaten und PDF je Beleg.

CSV

Allgemein, Lexware, sevdesk und Sage. Die Spalten ordnen Sie beim Import im jeweiligen Programm zu.

Für DATEV tragen Sie unten auf der Seite einmalig Beraternummer, Mandantennummer und Kontenrahmen ein. Stimmen Sie Konten und den ersten Import mit Ihrer Steuerberatung ab.

Vorlagen und Layout

Logo und Spalten

Unter Unternehmen und Vorlagen: Logo als SVG, sichtbare Spalten im PDF, ihre Reihenfolge und Breite.

Textbausteine

Fester Schlusstext und bedingte Bausteine, die etwa nur auf Stornorechnungen oder nur bei steuerfreien Positionen erscheinen.

E-Mail-Vorlage

Betreff und Text der Rechnungs-E-Mail mit Platzhaltern wie {number} und {gross}.

Zusatzfelder

Eigene Spalten je Position, zum Beispiel Artikelnummer. Sie verändern keine Beträge.

Nummernkreise

Präfix für Rechnungen und für Angebote.

Alle Einstellungen gelten für neu ausgestellte Dokumente.

E-Mail-Postfach

Unter E-Mail-Postfach legen Administratoren fest, worüber Rechnungen, Angebote und Mahnungen hinausgehen.

Systempostfach

Die Vorgabe, sofort einsatzbereit. Absender ist die Adresse des Systems mit Ihrem Firmennamen; Antworten Ihrer Kunden gehen an die E-Mail-Adresse aus Ihren Firmendaten und erscheinen nicht im System.

Eigenes Postfach

Tragen Sie Absenderadresse, SMTP-Server, Benutzername und Passwort ein. Nach dem Speichern läuft der Versand über Ihr Postfach. Mit den IMAP-Angaben werden zusätzlich Antworten abgerufen und den Rechnungen zugeordnet; sie stehen dann unter Posteingang, an der Rechnung und beim Kunden.

„Verbindung prüfen“ meldet, ob die Anmeldung am Postfach klappt, ohne etwas zu senden. Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und nicht wieder angezeigt. „Eigenes Postfach entfernen“ stellt auf das Systempostfach zurück.

Rollen und Benutzer

Das erste Konto Ihrer Firma richtet der Betreiber ein. Weitere Kolleginnen und Kollegen legen Administratoren unter Benutzer an, vergeben die Rolle, setzen Passwörter neu und sperren Konten. Jede E-Mail-Adresse kann nur einer Firma angehören. Das Aktivitätsprotokoll hält jede Änderung fest und lässt sich nicht bearbeiten.

Passwort vergessen? Auf der Startseite führt der Link unter der Anmeldung zu einer Seite, auf der Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben. Sie erhalten einen Link, der eine Stunde und nur einmal gilt, und legen damit ein neues Passwort fest.

Tarif und Nutzung. Administratoren sehen unter Tarif und Nutzung, was der Tarif Ihrer Firma umfasst und wie viel davon belegt ist: aktive Benutzer, ausgestellte Rechnungen im Monat, E-Mails am Tag über das Systempostfach und Speicher. Ist eine Grenze erreicht, nennt die Meldung den Grund; bereits ausgestellte Rechnungen bleiben immer lesbar und abrufbar.

Häufige Fragen

„Firmendaten unvollständig“

Beim Ausstellen fehlen Angaben. Administratoren ergänzen sie im angezeigten Fenster; andere wenden sich an ihre Administration.

Versand gesperrt

Die Prüfung ist nicht bestanden oder die Dateien fehlen. Unter „Validierung“ steht der Grund; „Erneut prüfen“ wiederholt die Prüfung.

E-Mail kommt nicht an

Steht an der Nachricht „Testmodus“, wurde nichts versendet; unter „E-Mail-Postfach“ sehen Administratoren den Stand. Sonst zeigt der Status, ob der Mailserver die Nachricht angenommen hat.

Falscher Betrag ausgestellt

Rechnung stornieren und neu schreiben.

Rechnung aus einem anderen System

Fremde Systeme liefern Rechnungen über die Schnittstelle ein. Die API-Dokumentation beschreibt den Weg; den Schlüssel erstellt ein Administrator unter „API-Schlüssel“.