Vom Entwurf zur verbindlichen Rechnung
Ein Entwurf lässt sich beliebig ändern, kopieren oder verwerfen. Positionen kommen aus dem Leistungskatalog oder werden frei erfasst – mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz. Zwischenüberschriften und freie Texte vor einer Position gliedern lange Rechnungen.
Erst mit „Verbindlich ausstellen“ wird die Rechnungsnummer vergeben. Ab diesem Moment ist die Rechnung unveränderlich: Die Datenbank verweigert jede spätere Änderung. Korrigiert wird über eine Stornorechnung oder eine Rechnungskorrektur.
- Entwurffrei änderbar, ohne Nummer
- AusgestelltNummer vergeben, unveränderlich
- GeprüftSchema und Regeln bestanden
- Versendetper E-Mail mit PDF und XML
- BezahltZahlung gebucht
Zwei Dateien, ein Inhalt
Das ZUGFeRD-PDF ist für Menschen lesbar und enthält dieselbe Rechnung als XML für Programme. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei – der Standard für Rechnungen an Behörden. Weil beide aus demselben gespeicherten Stand entstehen, können sie nicht voneinander abweichen.
<rsm:CrossIndustryInvoice> <ram:ID>RE-2026-000042</ram:ID> <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode> <ram:BuyerReference>04011000-1234512345-06 <ram:TaxBasisTotalAmount>1223.90 <ram:TaxTotalAmount>226.55 <ram:GrandTotalAmount>1450.45XRechnung 3.0 · reine XML · Standard für Behörden
Rechnen ohne Rundungsfehler
Mengen, Preise und Rabatte werden dezimal gerechnet, nie mit Gleitkommazahlen. Die Umsatzsteuer wird je Steuersatz auf die Summe der Positionen berechnet, wie es die EN 16931 verlangt – so stimmen PDF, XML und Buchhaltung auf den Cent.
- 19 % und 7 % Umsatzsteuer, steuerfreie Positionen mit Befreiungsgrund
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuerausweis
- Skonto mit Frist und Zahlbetrag im PDF
- GiroCode und PayPal-Code für die Zahlung
So geht’s in vier Schritten
Kunde wählen
Aus dem Kundenstamm oder direkt neu anlegen; Anschrift, Käuferreferenz und Zahlungsziel werden übernommen.
Positionen erfassen
Aus dem Katalog übernehmen oder frei eintragen. Summen und Steuer erscheinen sofort.
Verbindlich ausstellen
Nummer wird vergeben, ZUGFeRD-PDF und XRechnung werden erzeugt.
Prüfen und versenden
Die eingebaute Prüfung läuft sofort; danach geht die E-Mail mit beiden Dateien hinaus.
Häufige Fragen
Ist das ZUGFeRD-PDF von Rechnungswerk eine gültige E-Rechnung?
Ja. Es entspricht ZUGFeRD 2.5 im Profil EN 16931 und enthält die vollständige Rechnung als strukturierte XML. Profile wie MINIMUM oder BASIC WL, die nicht alle Pflichtangaben tragen, erzeugt das Programm nicht.
Brauche ich für Behörden eine XRechnung?
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel die XRechnung mit Leitweg-ID. Rechnungswerk erzeugt sie zu jeder Rechnung automatisch mit; die Leitweg-ID tragen Sie als Käuferreferenz beim Kunden ein.
Kann ich eine ausgestellte Rechnung noch ändern?
Nein. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderlich. Eine Stornorechnung hebt sie ganz auf, eine Rechnungskorrektur mindert einzelne Mengen oder Beträge.
Stand: . Beschrieben ist Version 0.40.0.