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E-Rechnung per E-Mail versenden – mit ausdrücklicher Freigabe

Kurz gesagt

Vor dem Versand sehen Sie Empfänger, Kopie, Betreff, Text und Anhänge – ZUGFeRD-PDF, XRechnung und eigene Dateien. Erst nach Ihrer Bestätigung geht die E-Mail hinaus, über Ihr eigenes Postfach oder das Systempostfach des Betreibers. Antworten des Kunden ordnet der Posteingang der Rechnung zu.

So geht’s Häufige Fragen
E-Mail prüfen und senden
An
buchhaltung@beispielbau.example
Betreff
Ihre Rechnung RE-2026-000042

Guten Tag,
anbei erhalten Sie unsere Rechnung RE-2026-000042 über 1.450,45 €, zahlbar bis 20.10.2026 …

RE-2026-000042.pdf RE-2026-000042.xml
Prüfung bestanden Bestätigen und senden
Vor dem Senden: Empfänger, Text und Anhänge sehen und ausdrücklich bestätigen.
Anhänge
PDF, XML, Kundendateien, Lieferscheine
Postfach
eigenes oder System
Antworten
der Rechnung zugeordnet
Voraussetzung
bestandene Prüfung

Was freigegeben ist, wird gesendet

Die Nachricht wird mit der Freigabe festgeschrieben. Eine nachträglich geänderte Nachricht geht nicht unbemerkt hinaus. Jeder Versand steht mit Zeitpunkt und Empfänger an der Rechnung.

RE-2026-000042.pdf
Rechnung RE-2026-0000421.450,45 € factur-x.xml
ZUGFeRD 2.5 · PDF/A-3 · für Menschen und Programme
RE-2026-000042.xml
<rsm:CrossIndustryInvoice>
  <ram:ID>RE-2026-000042</ram:ID>
  <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
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  <ram:TaxBasisTotalAmount>1223.90
  <ram:TaxTotalAmount>226.55
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XRechnung 3.0 · reine XML · Standard für Behörden
Beim Ausstellen entstehen zwei Dateien aus demselben Stand: das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML und die XRechnung.

Eigenes Postfach

Mit eigenem SMTP-Postfach versenden Sie unter Ihrer Adresse; gesendete Nachrichten können im Ordner „Gesendet“ abgelegt werden. Ohne eigenes Postfach nutzen Sie das Systempostfach des Betreibers.

So geht’s in vier Schritten

  1. Rechnung prüfen lassen

    Versand erst nach bestandener Prüfung.

  2. E-Mail vorbereiten

    Text aus der Vorlage, Anhänge automatisch.

  3. Bestätigen

    Empfänger, Text und Anhänge freigeben.

  4. Antworten sehen

    Im Posteingang an der Rechnung.

Häufige Fragen

Welche Dateien gehen mit?

Das ZUGFeRD-PDF und die XRechnung; dazu auf Wunsch eigene Anhänge, beim Kunden abgelegte Dateien und die Lieferscheine des zugehörigen Auftrags – ohne erneutes Hochladen.

Kann ich über mein eigenes Postfach senden?

Ja, mit SMTP-Zugangsdaten unter „E-Mail-Postfach“.

Gibt es einen Testmodus?

Ja. Im Testmodus wird nichts versendet; die Nachricht wird nur gespeichert.

Stand: . Beschrieben ist Version 0.40.0.

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